Team-Postfach

Eingehende Mail im Team triagieren: KI-klassifizierte Threads lesen, Agentenentwürfe freigeben, bearbeiten oder ablehnen, die Prüf-Warteschlange abarbeiten und die Quarantäne verwalten.

Das Team-Postfach ist das gemeinsame Postfach, in dem eingehende Mail landet. Jede Antwort, Supportanfrage oder Vertriebsanfrage an eine Ihrer Empfangsadressen wird gespeichert, nach Konversation zu Threads gebündelt, vom KI-Agenten klassifiziert und — je nach Ihren KI-Agent-Einstellungen — mit einem vorgeschlagenen Antwortentwurf versehen. Owner und Admins triagieren aus einem einzigen Dashboard: den Thread lesen, den Entwurf des Agenten freigeben oder umschreiben, eine fokussierte Prüf-Warteschlange abarbeiten und alles in Quarantäne stellen, was der Sicherheitsfilter markiert.

Was das Team-Postfach ist

Das Postfach ist eine gemeinsame Oberfläche, kein Postfach pro Benutzer. Es gibt genau ein Postfach für den Workspace, und Threads bleiben für alle Owner und Admins sichtbar, sodass jede Person im Team eine Konversation übernehmen kann.

Das Postfach ist hinter dem Feature-Flag E-Mail-Postfach (inbox) verborgen, das standardmäßig deaktiviert ist. Solange es eine Betreiberin oder ein Betreiber nicht aktiviert, sind die Postfach-Routen ausgeblendet und die Backend-Abfragen liefern keine Daten. Unter Feature-Flags erfahren Sie, wie Sie es einschalten; beachten Sie außerdem, dass der Empfang von Mail auch einen konfigurierten eingehenden MTA voraussetzt.

Woher die Mail kommt

Eingehende E-Mail erreicht das Postfach über Ihren konfigurierten Empfangskanal — typischerweise den mitgelieferten MTA, der an Owlat weiterleitet. Auch SMS- und WhatsApp-Threads können hier auftauchen, und diese Kanäle sind bidirektional — Antworten (sowohl Agenten-Completions als auch manuelle Sendungen durch Admins) gehen über denselben Kanal zurück; siehe Kommunikationskanäle.

Das Postfach-Dashboard

Die Startseite des Postfachs (Postfach im Dashboard) bietet Ihnen eine Statistikübersicht, Statusfilter und die Thread-Liste.

Statistiken

Eine Reihe von Zählern fasst den aktuellen Zustand der Verarbeitungsstrecke zusammen:

Zähler	Bedeutung
Gesamt	Alle jemals empfangenen eingehenden Nachrichten.
Offene Threads	Konversationen mit dem Status `open` — Ihr aktueller Rückstand.
Entwürfe bereit	Nachrichten mit einem Agentenentwurf, der auf menschliche Prüfung wartet.
In Verarbeitung	Nachrichten, die der Agent noch bearbeitet.
Freigegeben	Entwürfe, die freigegeben und zum Versand eingereiht sind.
Gesendet	Antworten, die bereits hinausgegangen sind.
In Quarantäne	Nachrichten, die der Sicherheitsfilter zurückhält.
Fehlgeschlagen	Nachrichten, deren Verarbeitung nach Ausschöpfen der automatischen Wiederholungen fehlgeschlagen ist.

Die Zähler In Quarantäne und Fehlgeschlagen sind anklickbar und führen zu den Seiten Quarantäne beziehungsweise Fehlgeschlagene Nachrichten.

Der Zählerstand Entwürfe bereit erscheint zusätzlich als Badge an der Schaltfläche Prüf-Warteschlange, sodass Sie Ihren Prüfrückstand auf einen Blick sehen.

Die Thread-Liste filtern

Die Thread-Liste zeigt eine Zeile pro Konversation, neueste Aktivität zuerst, mit Absender, Betreff, Nachrichtenanzahl, Status-Badge und Zeitpunkt der letzten Nachricht. Zwei Filter grenzen sie ein:

Status — Alle Status, Offen, Wartend, Erledigt oder Geschlossen.
Mir zugewiesen — nur Threads, die Ihnen zugewiesen sind.

Mit Filter zurücksetzen setzen Sie beide zurück. Die Liste lädt seitenweise; klicken Sie auf Mehr laden, um ältere Threads nachzuladen.

Einen Thread lesen

Klicken Sie einen beliebigen Thread an, um ihn zu öffnen. Die Thread-Detailansicht hat links eine Nachrichten-Chronik und rechts eine Seitenleiste.

Die Chronik zeigt jede eingehende Nachricht, älteste zuerst, mit Absender, Zeitstempel, Betreff und vollständigem Textkörper. Jede Nachricht trägt außerdem ein Badge mit dem Verarbeitungsstatus — Empfangen, In Verarbeitung, Klassifiziert, Entwurf bereit, Freigegeben, Gesendet, In Quarantäne oder Fehlgeschlagen —, sodass Sie sehen, wie weit der Agent gekommen ist.

KI-Klassifizierung

Sobald der Agent eine Nachricht klassifiziert hat, zeigt ein Panel, was er abgeleitet hat:

Feld	Was es Ihnen sagt
Kategorie	Die Art der Nachricht (z. B. Support, Vertrieb, Abrechnung, Feature-Wunsch, Beschwerde, Spam, intern, sonstiges).
Priorität	Wie dringend der Agent sie eingeschätzt hat.
Stimmung	Der erkannte Tonfall.
Konfidenz	Wie sicher sich der Agent ist, in Prozent.

Das angezeigte Klassifizierungs-Panel versendet keine Antwort automatisch, die Kategorie steuert jedoch das Routing in der Verarbeitungsstrecke: Als Spam klassifizierte Nachrichten werden archiviert, Beschwerden oder dringende Nachrichten werden direkt zur menschlichen Prüfung eskaliert (unter Umgehung des automatischen Entwurfs). Entscheidungen über automatische Antworten werden separat über den Konfidenzschwellwert des Agenten und die Auto-Reply-Einstellungen geregelt; beides ist unter KI-Agent & Autonomie beschrieben.

Die Seitenleiste

Die rechte Seitenleiste zeigt den verknüpften Kontakt (mit einem Link zum vollständigen Kontaktprofil), sofern Owlat den Absender zuordnen konnte, sowie die Details des Threads: Status, Nachrichtenanzahl, zugewiesene Person und Zeitpunkt der letzten Nachricht.

Der Agentenentwurf

Wenn der Agent eine Antwort erzeugt hat und die Nachricht auf Entwurf bereit steht, erscheint der Entwurf unterhalb der ursprünglichen Nachricht mit drei Aktionen:

Freigeben & senden — den Entwurf unverändert übernehmen. Er wird zum Versand eingereiht und die Nachricht wechselt auf Freigegeben.
Bearbeiten — den Entwurf inline öffnen. Sie können den Text umschreiben und optional einen Betreff setzen und dann mit Speichern & freigeben Ihre bearbeitete Fassung versenden.
Ablehnen — den Entwurf verwerfen. In einem Dialog können Sie optional eine Begründung angeben, die für Ihr Team im Audit-Protokoll festgehalten wird.

Bearbeitungen werden gesendet, nicht nur gespeichert

Das Bearbeiten eines Entwurfs läuft über Speichern & freigeben — Ihr überarbeiteter Text ist das, was hinausgeht. Einen separaten Schritt „Entwurf für später speichern“ gibt es in der Thread-Ansicht nicht.

Prüf-Warteschlange

Die Prüf-Warteschlange (über die Kopfzeile des Postfachs erreichbar) ist eine fokussierte Liste ausschließlich der Nachrichten im Zustand Entwurf bereit über alle Threads hinweg — also genau die Arbeit, die jetzt eine menschliche Entscheidung braucht. Jede Karte zeigt den Absender, einen zweizeiligen Auszug der ursprünglichen Nachricht, die Klassifizierungskategorie samt Konfidenz sowie den vollständigen Agentenentwurf.

Aus der Warteschlange heraus können Sie direkt Freigeben & senden oder Ablehnen, oder über Bearbeiten / Thread ansehen in den vollständigen Thread springen, wenn Sie den Entwurf vor dem Versand umschreiben möchten. Ist die Warteschlange leer, sehen Sie den Zustand „Alles erledigt!“.

Eins nach dem anderen

Die Prüf-Warteschlange verarbeitet Entwürfe einzeln — eine Sammelaktion „alle freigeben“ gibt es nicht. Freigeben oder Ablehnen wirkt jeweils auf eine einzelne Nachricht.

Quarantäne

Eingehende Mail durchläuft einen Sicherheitsfilter, bevor der Agent überhaupt eine Antwort entwirft. Alles, was den Filter auslöst — Prompt-Injection-Versuche, mutmaßliches Phishing oder anderer Missbrauch —, wird in Quarantäne gehalten statt verarbeitet, sodass eine vergiftete Nachricht den Agenten niemals steuern kann.

Jede Nachricht in Quarantäne zeigt ein Panel Sicherheitswarnung mit:

Typ — worauf der Scanner angeschlagen hat. Der Sicherheitsscanner kombiniert Mustererkennung mit einem LLM-Guard und liefert drei Typwerte: prompt_injection (deterministische Muster zur Anweisungsüberschreibung — ein direkter Versuch, Anweisungen zu überschreiben, ein Delimiter-Angriff oder Rollen-Impersonation im Nachrichtentext), llm_prompt_injection (der LLM-Klassifikator der Guard-Stufe hat sie markiert) und smuggling:… (versteckte Anweisungen im HTML-Text — z. B. smuggling:html_comment, smuggling:invisible_text oder smuggling:zero_width_chars).
Konfidenz — wie sicher sich der Scanner ist, in Prozent. Nachrichten werden nur oberhalb eines hohen Konfidenzschwellwerts in Quarantäne gestellt.
Markierter Inhalt — der konkrete Ausschnitt, der den Filter ausgelöst hat.

Sie haben zwei Aktionen:

Freigeben (Fehlalarm) — die Nachricht zurück in die Verarbeitungsstrecke geben. Sie startet von vorn, wird erneut gescannt und normal verarbeitet.
Absender blockieren — die Adresse des Absenders auf die Unterdrückungs-/Sperrliste setzen und die Nachricht archivieren. Künftige eingehende Mail von dieser Adresse wird beim Empfang automatisch archiviert und überspringt die KI-Verarbeitung: Sie wird weiterhin gespeichert (nie verworfen — es gibt keine Ablehnung auf SMTP-Ebene), landet aber direkt im Archiv statt in der Klassifizierungs- und Entwurfsstrecke. Die Sperrliste unterdrückt außerdem künftige ausgehende Mail an diese Adresse.

Mit Bedacht freigeben

Wer eine Nachricht aus der Quarantäne freigibt, übergibt ihren Inhalt dem Agenten. Geben Sie nur Nachrichten frei, deren Echtheit Sie bestätigt haben — die Quarantäne existiert genau dafür, nicht vertrauenswürdige Inhalte vom Modell fernzuhalten. Hintergründe zur Scan-Engine finden Sie unter E-Mail-Sicherheit.

Fehlgeschlagene Nachrichten

Die Verarbeitung kann fehlschlagen — ein vorübergehender Modellfehler, ein Timeout weiter hinten in der Kette oder ein fehlerhaftes Payload. Die Verarbeitungsstrecke wiederholt den Versuch automatisch (bis zu drei Mal), aber eine Nachricht, die dennoch nicht vorankommt, landet im Endzustand Fehlgeschlagen und fällt aus dem Workflow. Die Seite Fehlgeschlagene Nachrichten (über die Statistikkarte Fehlgeschlagen erreichbar) listet jede solche Nachricht mit ihrem Fehlergrund auf, damit eine betreibende Person nachlesen kann, was schiefging.

Ist die Ursache behoben, reiht Verarbeitung wiederholen die Nachricht neu ein: Sie geht zurück auf Empfangen und die Verarbeitungsstrecke läuft ab dem Sicherheitsscan erneut. Wiederholungen werden im Audit-Protokoll festgehalten.

Threads zuweisen und abschließen

Jeder Thread trägt einen Status, den Sie über das Status-Auswahlmenü in der Thread-Kopfzeile ändern:

Status	Wofür Sie ihn nutzen
Offen	Eine aktive Konversation, die Aufmerksamkeit braucht.
Wartend	Sie haben geantwortet und warten auf die Kundin oder den Kunden.
Erledigt	Das Anliegen ist bearbeitet.
Geschlossen	Archiviert / abgeschlossen.

Threads lassen sich außerdem einem bestimmten Teammitglied zuweisen, was mit dem Filter Mir zugewiesen in der Postfachliste zusammenspielt, sodass jede Person ihre eigene Warteschlange sieht. Statusänderungen und Zuweisungen werden im Audit-Protokoll festgehalten.

Einen Thread im Chat besprechen

Wenn Team-Chat aktiviert ist, können Sie eine Konversation zur internen Besprechung in einen Kanal holen, ohne sie der Kundschaft offenzulegen. Aus der Thread-Kopfzeile:

Verweist bereits ein Kanal auf diesen Thread, erscheint er als #kanal-Link — ein Klick bringt Sie direkt dorthin.
Andernfalls können Sie mit Im Kanal besprechen einen neuen Kanal anlegen und mit dem Thread verknüpfen.

Ein verknüpfter Kanal zeigt ein angeheftetes, schreibgeschütztes Panel des E-Mail-Threads, sodass das Team intern darüber sprechen kann; Antworten an die Kundschaft gehen weiterhin über den oben beschriebenen Freigabeprozess des Postfachs hinaus. Die Besprechen-Bedienelemente erscheinen nur, wenn das Chat-Feature-Flag aktiv ist.

Zugriffskontrolle

Das Team-Postfach ist auf Owner und Admins beschränkt. Die Postfach-Abfragen nutzen weiche Authentifizierung: Wenn Sie ohne eine dieser Rollen angemeldet sind, laden die Ansichten zwar, bleiben aber leer, statt einen Fehler zu werfen. Mitglieder und andere Rollen sehen überhaupt keine Postfachdaten. Das vollständige Rollenmodell finden Sie unter Team & Berechtigungen.