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Guide

Produkt-Guides für Owlat — eine modulare, selbst gehostete E-Mail-Plattform. Erfahren Sie, wie Sie Kampagnen versenden, ein persönliches Postfach betreiben, ein Team-Postfach verwalten und vieles mehr.

Guide

Owlat ist eine modulare E-Mail-Plattform. Jede Fähigkeit — Marketing-Kampagnen, ein persönliches Postfach, ein Team-Postfach, KI-Unterstützung — ist eine eigenständige Funktion, die Sie ein- oder ausschalten können. Wählen Sie die Teile aus, die Sie brauchen; den Rest ignorieren Sie einfach.

Funktionen umschalten

Jede unten mit (optional) gekennzeichnete Funktion wird über ein Feature-Flag gesteuert. Schalten Sie sie unter Einstellungen → Features oder mit owlat-setup feature <key> <on|off> um. Einen Überblick finden Sie unter Feature-Flags, die zugrunde liegende Mechanik in der Entwicklerreferenz.

Erste Schritte

E-Mails gestalten

Der blockbasierte Editor ist immer verfügbar — er ist das Fundament, auf dem alles andere aufbaut.

Zielgruppe

Die Kontaktverwaltung ist immer verfügbar.

  • Kontakte — Ihre Zielgruppe verwalten
  • Kontakteigenschaften — eigene Felder definieren
  • Identitäten & Beziehungen — mehrere Kennungen einer Person zuordnen und deren vereinheitlichte Chronik sehen
  • Import & Export — Massenimport über CSV, Mailchimp oder Stripe; Zielgruppe exportieren
  • Themen — Kontakte in Gruppen organisieren
  • Segmente — dynamische, regelbasierte Gruppen erstellen
  • Formulare — Kontakte über Ihre Website sammeln (optional · Flag: forms)

Marketing — ausgehende Mail

Das Funktionspaket „Marketing“ bündelt diese drei Flags: campaigns, automations, transactional.

Persönliche E-Mail (Postbox)

Postfächer pro Benutzer mit Webmail-Oberfläche sowie nativem IMAP/SMTP für Desktop-Clients. Jede Person erhält ein eigenes Postfach mit Ordnern, Filtern, Aliassen und Signaturen — unabhängig von der Marketing- bzw. Kampagnenseite von Owlat.

  • Postbox — persönliches Postfach einrichten, verfassen, filtern und native Clients verbinden (optional · Flag: postbox)
  • Externes Postfach verbinden (optional · Flag: mail.external) — ein bestehendes Gmail-, Fastmail- oder Firmenpostfach über IMAP+SMTP verbinden, ganz ohne eigene Sendedomain
  • Von Google migrieren — Ihre komplette Gmail-Historie nach Owlat importieren
  • Desktop-App — der native Desktop-Client für Postbox und das Team-Postfach

Team-Postfach

Gemeinsames, thread-basiertes Postfach, in dem ein Team eingehende Mail zusammen bearbeitet. In Verbindung mit dem KI-Agenten werden Mails automatisch klassifiziert und Antworten vorgeschlagen.

  • Team-Postfach — gemeinsames Threading und Triage (optional · Flag: inbox)
  • Chat — Echtzeit-Chat direkt neben dem Postfach (optional · Flag: chat)
  • Code-Aufgaben — Fehlerberichte aus eingehender Mail als Entwickleraufgaben sichtbar machen (optional · Flag: inbox.codeTasks, benötigt inbox + ai.agent)

Weitere eingehende Kanäle (SMS, WhatsApp) lassen sich konfigurieren und empfangen Nachrichten — siehe Kommunikationskanäle.

KI

KI-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert und erfordern einen KI-Anbieter. Wählen Sie unter Einstellungen → KI-Anbieter ein gehostetes Backend mit API-Schlüssel (OpenAI, Anthropic, Google, Azure OpenAI, OpenRouter) oder ein selbst gehostetes Modell (Ollama, vLLM, llama.cpp) — jede KI-Funktion nutzt diese Auswahl, ohne dass Sie pro Funktion etwas verdrahten müssen.

  • Ihre KI verbinden — Sprach-Backend und Embeddings wählen; Backends mit einer einzigen Einstellungsänderung tauschen
  • Master-Schalter für KI (Flag: ai) — von jeder KI-Funktion vorausgesetzt
  • KI-Agent & Autonomie — eingehende Mail klassifizieren, Antworten entwerfen und (optional) Antworten mit hoher Konfidenz automatisch versenden (Flags: ai.agent, ai.autonomy)
  • Wissensgraph — typisierte Gedächtniseinträge und Beziehungen, aus denen der Agent Kontext zieht (Flag: ai.knowledge)
  • Dateien — Dokumente hochladen, die der Agent durchsuchen und zitieren kann
  • KI-Assistent — mehrstufiger, streamender Assistent mit Tool-Calling sowie @assistant-Antworten im Team-Chat (Flag: ai.assistant)
  • KI-Dashboards (Flag: ai.visualizations) — Diagramme aus Prompts erzeugen

Integrationen

  • API-Schlüssel & Webhooks — Anbindung an externe Werkzeuge (Webhooks: Flag webhooks)
  • Formulare — einbettbare Anmeldeformulare (Flag: forms)
  • Mailchimp-Import (optional · Flag: imports.mailchimp)
  • Stripe-Kundensynchronisierung (optional · Flag: imports.stripe)
  • Mandrill-Sperrlistenimport (optional · Flag: imports.mandrill)

Sicherheit & Zustellbarkeit

  • Zustellbarkeit — Posteingangsplatzierung und Reputation überwachen
  • Sicherheit & Scans beim Versand — Inhalte, Anhänge und URLs prüfen, bevor Mail das Haus verlässt
  • Inhaltsprüfung (Flag: scan.content) — Spam/Phishing vor dem Versand blockieren (standardmäßig aktiv)
  • Dateiprüfung (Flag: scan.files) — ClamAV-Malware-Scan für Anhänge (standardmäßig aktiv)
  • URL-Reputation (optional · Flag: scan.urls) — Safe-Browsing-Prüfungen für Links
  • Domain-Verifizierung (Flag: domains.verification) — SPF-/DKIM-/DMARC-Prüfungen (standardmäßig aktiv)
  • Automatische DKIM-Rotation (Flag: domains.dkimRotation) — geplante Rotation des Signaturschlüssels (standardmäßig aktiv)

Einstellungen & Administration

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