Dateien
Dokumente in der Dateibibliothek hochladen, durchstöbern, durchsuchen, taggen und versionieren.
Die Dateibibliothek ist ein zentraler Ort, um Dokumente, Anhänge und andere Assets neben den übrigen Daten Ihres Workspace aufzubewahren. Sie können Dateien hochladen, sie durchsuchen und filtern, sie taggen und eine Versionshistorie führen. Das Datenmodell verknüpft Dateien außerdem mit den Kontakten und Konversationen, zu denen sie gehören. Sie können eine Datei manuell mit Kontakten und mit einem Konversations-Thread verknüpfen, beim Hochladen oder auf ihrer Detailseite. Öffnen Sie die Bibliothek über Dateien im Dashboard (/dashboard/files).
Die Dateiseiten stehen jedem angemeldeten Teammitglied offen. Hochladen, Bearbeiten und Löschen von Dateien erfordern die Rolle Admin — Ansehen und Durchsuchen nicht.
Die Dateibibliothek
Die Bibliothek listet Ihre Dateien mit den neuesten zuerst. Eine Werkzeugleiste am oberen Rand bietet Ihnen drei Steuerelemente:
- Suche — tippen Sie in das Suchfeld, um Dateien nach Name, Titel, Tags, KI-Zusammenfassung, automatisch erkannten Tags oder dem Anfang ihres extrahierten Texts zu finden. Die Suche nutzt einen Volltextindex und aktualisiert sich während der Eingabe. Semantische (bedeutungsbasierte) Suche ist an dieses Feld nicht angebunden — siehe Suche.
- Quellenfilter — Chips für Alle Quellen, Uploads, E-Mail-Anhänge und KI-generiert engen die Liste auf eine einzelne Herkunft ein.
- Ansichtsumschalter — wechseln Sie zwischen einem Raster aus Karten und einer kompakten Listen-Tabelle.
Jede Datei zeigt ihren Namen (oder Titel, falls Sie einen gesetzt haben), Typ, Größe, Quelle und Erstellungsdatum. Klicken Sie eine beliebige Datei an, um ihre Detailseite zu öffnen.
Dateiquelle
Jede Datei hält fest, woher sie stammt. Die Quelle wird als Badge in der Liste und auf der Detailseite angezeigt:
| Quelle | Badge | Bedeutung |
|---|---|---|
upload | Upload | Von einem Teammitglied über den Upload-Dialog hinzugefügt. |
email_attachment | Als aus einem eingehenden E-Mail-Anhang stammend gekennzeichnet. | |
agent_generated | KI | Als vom KI-Agenten erzeugt gekennzeichnet. |
Die Quelle ist eine Bezeichnung, die Sie im Upload-Dialog wählen. Heute wird jede Datei über diesen Dialog hinzugefügt, selbst eine „KI-generierte“ Datei ist also eine, die Sie selbst hochgeladen und so gekennzeichnet haben. Eingehende E-Mail-Anhänge werden allerdings bei der Zustellung automatisch in die Bibliothek übernommen (Quelle email_attachment); nur Agentenausgaben werden noch nicht automatisch erfasst.
Dateien hochladen
Klicken Sie auf Hochladen, um den Upload-Dialog zu öffnen, und dann:
Eine Datei wählen
Ziehen Sie eine Datei auf die Ablagefläche oder klicken Sie, um zu durchsuchen. Jeder Dateityp wird akzeptiert. Der Dialog erzwingt eine Grenze von 50 MB; zu große Dateien werden von der Create-Mutation des Servers abgelehnt, nicht bloß hinter einem UI-Hinweis versteckt.
Titel und Tags ergänzen (optional)
Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Titel (andernfalls wird der ursprüngliche Dateiname als Anzeigename verwendet) und eine kommagetrennte Liste von Tags, um sie zu kennzeichnen und zu ordnen. Beides ist sofort durchsuchbar — eine Datei ist über ihre Tags auffindbar, noch bevor die KI-Verarbeitungsstrecke gelaufen ist.
Eine Quelle wählen
Wählen Sie Manueller Upload, E-Mail-Anhang oder KI-generiert, um zu kennzeichnen, woher die Datei stammt. Das setzt lediglich das Quellen-Badge — es ändert nichts daran, wie die Datei verarbeitet wird.
Hochladen
Die Datei wird gespeichert und sofort der Bibliothek hinzugefügt. Sie landen wieder in der Liste, mit der neuen Datei ganz oben.
Dateidetails
Beim Öffnen einer Datei sehen Sie alles, was Owlat über sie weiß. Die linke Spalte enthält die Inhaltsabschnitte der Datei; die rechte Spalte die Metadaten.
- Titel — klicken Sie den Titel an, um ihn direkt umzubenennen. Der ursprüngliche Dateiname wird immer darunter angezeigt.
- Herunterladen — öffnet die gespeicherte Datei in einem neuen Tab.
- Details — MIME-Typ, Größe, Erstellungsdatum und Quellen-Badge.
- Tags — bearbeiten Sie die kommagetrennten Tags über die Stift-Schaltfläche. Automatisch erkannte Tags erscheinen, sofern vorhanden, in einer eigenen Gruppe. Das Bearbeiten von Tags oder Titel indiziert die Datei sofort neu, sodass sie über die neuen Werte auffindbar ist.
- Verknüpfte Kontakte — Kontakte, denen diese Datei zugeordnet ist, jeweils mit Link zum Kontaktdatensatz.
- Verknüpfte Konversation — der Thread, zu dem diese Datei gehört, mit Link in das Team-Postfach. Nutzen Sie die Stift-Schaltfläche, um Konversationen nach Betreff oder Absender zu durchsuchen und eine auszuwählen oder die Verknüpfung zu entfernen.
KI-Zusammenfassung, extrahierter Text und Auto-Tags
Die Detailseite hat aufklappbare Abschnitte für eine KI-Zusammenfassung, den extrahierten Text der Datei und eine Gruppe automatisch erkannter Tags. Diese erscheinen nur, wenn die zugrunde liegende Datei diese Daten tatsächlich besitzt.
Eine Verarbeitungsstrecke (apps/api/convex/semanticFileProcessing.ts) extrahiert Text, schreibt eine KI-Zusammenfassung, erzeugt Auto-Tags und berechnet für jede Datei ein Such-Embedding. Sie wird beim Hochladen eingeplant (semanticFileProcessing.processFile, angestoßen von der Create-Mutation), und ein Cron als Sicherheitsnetz führt sie alle 15 Minuten erneut für kürzlich hinzugekommene Dateien aus, denen noch ein Embedding fehlt. Zusammenfassung, Auto-Tags und Embedding entstehen nur, wenn ein LLM- und Embedding-Anbieter konfiguriert sind — ohne sie bleiben diese Abschnitte ausgeblendet. Beachten Sie, dass aus reinem Text, HTML, JSON, CSV und PDF Text extrahiert wird, Word, Excel und Bilder hingegen nur einen Platzhalter mit dem Dateinamen liefern und Bilder nicht per OCR gelesen werden.
Sobald eine Datei echten extrahierten Text hat, schürft die Verarbeitungsstrecke ihn außerdem in den Wissensgraphen ein (Quelle Datei), sodass Fakten aus Ihren Dokumenten zu typisierten Einträgen werden, die Sie neben dem aus E-Mail erfassten Wissen durchstöbern und durchsuchen können. Binäre Stubs (ein Word-/Excel-/Bild-Platzhalter) tragen keinen Text und erzeugen deshalb keine Wissenseinträge.
Versionshistorie
Jede Datei führt eine Versionsnummer und einen Verweis auf ihre Vorgängerversion, und die Detailseite stellt die vollständige Versionskette als Zeitleiste dar. Die aktuelle Version ist markiert.
Das Datenmodell unterstützt Versionen (ein neuer Upload kann eine previousVersionId referenzieren), aber der Upload-Dialog bietet noch keine Option „ersetzen / neue Version“, in der Praxis ist deshalb jeder Upload eine eigenständige Datei in Version 1.
Dateien mit Kontakten und Konversationen verknüpfen
Eine Datei kann einem oder mehreren Kontakten und einem einzelnen Konversations-Thread zugeordnet werden:
- Kontakte — verknüpfte Kontakte erscheinen in der rechten Spalte der Datei und verweisen direkt auf den jeweiligen Kontaktdatensatz. Auf der eigenen Seite eines Kontakts listet der Tab Dateien jede mit diesem Kontakt verknüpfte Datei auf (Uploads wie Anhänge gleichermaßen). Siehe Kontakte und Identitäten & Beziehungen.
- Konversation — ist eine Datei an einen Thread gebunden, verweist das Panel Verknüpfte Konversation auf diese Konversation im Team-Postfach.
Beide Arten von Verknüpfung setzen Sie an denselben zwei Stellen:
- Beim Hochladen — der Upload-Dialog hat eine Auswahl Verknüpfte Kontakte und eine Auswahl Verknüpfte Konversation. Suchen Sie einen Kontakt nach Name oder E-Mail und fügen Sie so viele hinzu, wie zutreffen; suchen Sie eine Konversation nach Betreff oder Absender und wählen Sie eine aus. Beides wird mit der Datei gespeichert.
- Nach dem Hochladen — die Panels Verknüpfte Kontakte und Verknüpfte Konversation auf der Dateidetailseite haben jeweils ein Bearbeiten-Element (Stift), das dieselbe Auswahl öffnet, sodass Sie Verknüpfungen jederzeit hinzufügen, ändern oder entfernen können.
Die Konversationsauswahl durchsucht die jüngsten Threads des gemeinsamen Postfachs nach Betreff und Teilnehmeradresse. Sie ist Admins vorbehalten, wie jede andere Dateibearbeitung auch.
Eingehende E-Mail-Anhänge werden bei der Zustellung erfasst und, wenn die Absenderadresse bereits zu einem vorhandenen Kontakt passt, automatisch mit diesem Absenderkontakt verknüpft (sie erscheinen dann im Tab Dateien dieses Kontakts). Ein Absender ohne vorhandenen Kontakt bleibt organisationsweit allgemein — die Erfassung legt nie einen Kontakt an. Erfasste Anhänge tragen die Message-ID der Quellnachricht als Herkunftsnachweis. Die automatische Thread-Verknüpfung bei der Erfassung ist weiterhin nicht angebunden (siehe unten).
Die manuelle Thread-Verknüpfung steht sowohl im Upload-Dialog als auch auf der Detailseite zur Verfügung. Was noch fehlt, ist der automatische Weg: Ein erfasster E-Mail-Anhang erbt den Thread seiner Quellnachricht nicht, Sie müssen die Konversation also selbst auswählen.
Suche
Das Suchfeld führt eine Volltextsuche über den durchsuchbaren Text jeder Datei aus. Sie ist schnell, verzeiht Wortfragmente und berücksichtigt den aktiven Quellenfilter.
Der durchsuchbare Text einer Datei setzt sich zusammen aus ihrem Dateinamen (ganz und in Wörter zerlegt, sodass q3-budget_v2.pdf auf „budget“ passt), ihrem Titel, ihren Tags und — sobald die KI-Verarbeitungsstrecke gelaufen ist — ihrer Zusammenfassung, ihren automatisch erkannten Tags und dem ersten Stück ihres extrahierten Texts. Er wird jedes Mal neu aufgebaut, wenn sich die Datei ändert: beim Hochladen, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist und bei jeder Titel- oder Tag-Bearbeitung.
Früher angelegte Datensätze tragen den alten Indexeintrag, der nur Dateiname und Titel enthält. Eine Betreiberin oder ein Betreiber indiziert sie einmalig neu mit
npx convex run migrations/0038_rebuild_file_search_text:run — der Befehl ist idempotent und kann gefahrlos erneut ausgeführt werden.
Die Bibliothek unterstützt semantische (Vektor-)Suche — Dateien tragen ein Embedding-Feld und die Tabelle hat einen Vektorindex. Die echte Vektorsuche steckt in der Action semanticFileProcessing.semanticSearch (die von der Agenten-Verarbeitungsstrecke genutzt wird). Das Suchfeld im Dashboard ruft hingegen die Volltext-Query search auf: Die Vektorsuche von Convex läuft nur auf einem Action-Kontext, nie in einer Query, das sich live aktualisierende Suchfeld kann sie also nicht aufrufen. Bedeutungsbasierter Abruf steht über Frag-alles zur Verfügung (siehe unten).
Über das Suchfeld im Dashboard hinaus ruft das Frag-alles-Feld (QuickQueryPanel, auf dem Dashboard Wissensgraph) sehr wohl semantisch aus dem Dateispeicher ab: quickQuery.ask fächert über semanticFileProcessing.semanticSearch (echte vector_files-Suche) und den Wissensgraphen auf und lässt das LLM dann eine fundierte Antwort synthetisieren, die die genutzten Dateien und Einträge zitiert. Eine natürlichsprachige Frage kann so einen hochgeladenen Vertrag oder eine Rechnung über deren Bedeutung zutage fördern, während das Suchfeld der Bibliothek auf die Wörter passt, die tatsächlich in Name, Tags, Zusammenfassung und Text der Datei stehen.
Aktuelle Einschränkungen
Eine kurze Übersicht darüber, was ausgeliefert und was geplant ist, damit Sie wissen, was Sie erwartet:
| Fähigkeit | Status |
|---|---|
| Hochladen, Durchstöbern, Raster-/Listenansicht, Quellenfilter | Verfügbar |
| Volltextsuche nach Dateiname und Titel | Verfügbar |
| Suche nach Tags, KI-Zusammenfassung, Auto-Tags oder extrahiertem Text | Verfügbar (neu indiziert beim Hochladen, bei der Verarbeitung und bei jeder Bearbeitung) |
| Manuelle Tags, direkte Titelbearbeitung | Verfügbar |
| Zeitleiste der Versionshistorie (Kettenanzeige, aktuelle markiert, Download je Version) | Verfügbar (keine Upload-Aktion „neue Version“) |
| Manuelle Verknüpfung Datei→Kontakt (Auswahl beim Upload + Editor auf der Detailseite) | Verfügbar |
| Manuelle Verknüpfung Datei→Konversation (Auswahl beim Upload + Editor auf der Detailseite) | Verfügbar |
| Textextraktion für reinen Text, HTML, JSON, CSV, PDF | Verfügbar |
| Textextraktion für Word / Excel, Bild-OCR | Noch nicht aktiv |
| KI-Zusammenfassungen und Auto-Tags beim Hochladen | Verfügbar (erfordert einen konfigurierten LLM-Anbieter) |
| Semantische / Vektorsuche im Suchfeld des Dashboards | Noch nicht aktiv (verfügbar über Frag-alles und den Agenten) |
| Automatische Erfassung von E-Mail-Anhängen | Verfügbar |
| Automatische Verknüpfung erfasster Anhänge mit einem vorhandenen Absenderkontakt | Verfügbar |
| Automatische Verknüpfung erfasster Anhänge mit einem Konversations-Thread | Noch nicht aktiv (manuell verknüpfen) |
| Automatische Erfassung von Agentenausgaben | Noch nicht aktiv |