Von Google migrieren

Der Assistent Von Google migrieren überführt Ihr bestehendes Gmail-Postfach nach Owlat: Er verbindet Ihr Konto, importiert Ihre gesamte Historie und bringt — sofern KI-Wissen aktiviert ist — Ihrem KI-Assistenten jede importierte Konversation bei, sodass er vom ersten Tag an mit diesem Kontext antworten und Entwürfe schreiben kann.

Er baut auf der Verbindung zu einem externen Postfach auf (Flag mail.external). Ein externes Postfach allein synchronisiert nur neue Mail ab dem Verbindungszeitpunkt; eine Migration holt zusätzlich Ihre alte Mail nach.

Eine Migration starten

Öffnen Sie Postbox → Einstellungen → Von Google migrieren (/dashboard/postbox/migrate). Der Assistent hat vier Schritte:

1. Verbinden — Gmail verlangt für IMAP ein einmaliges App-Passwort (Ihr normales Passwort funktioniert nicht). Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten, erstellen Sie ein App-Passwort mit dem Namen „Owlat“ und fügen Sie es ein. Der Assistent testet die Verbindung, verschlüsselt die Zugangsdaten im Ruhezustand und startet den Import.
2. Mail importieren — der mail-sync-Worker durchläuft die Historie jedes Ordners von neu nach alt und legt jede Nachricht in Ihrem Owlat-Postfach ab. Der Fortschritt wird live angezeigt; Sie können die Seite schließen, der Import läuft im Hintergrund weiter.
3. KI anlernen — sobald der Import abgeschlossen ist, liest Owlat die importierte Mail durch und extrahiert kontaktbezogenes Wissen (Fakten, Entscheidungen, Präferenzen, Beziehungen) in den Wissensgraphen. Der Absender jeder Nachricht wird zu einem Kontakt, sodass das, was die KI über eine Person lernt, nie in eine Antwort an eine andere Person durchsickert.
4. Fertig — eine Zusammenfassung dessen, was importiert und gelernt wurde, mit Links zu Ihrem Postfach und zu dem, was Ihre KI jetzt weiß.

Sie haben Ihr Postfach bereits unter Postbox → Einstellungen → Externes Postfach verbunden? Dann überspringt der Assistent den Verbindungsschritt und geht direkt zu „Import starten“.

Was importiert wird

Alles: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Ihr vollständiges Archiv (Gmails Alle Nachrichten). Nachrichten werden anhand der Message-ID dedupliziert, sodass eine Nachricht, die unter mehreren Gmail-Labels erscheint, nur einmal gespeichert wird. Der Import ist idempotent und fortsetzbar — startet der Worker mitten im Import neu, macht er dort weiter, wo er aufgehört hat, und eine erneut ausgeführte Migration dupliziert weder Nachrichten noch Wissen.

Team-Postfächer

Ein Team-Postfach meint hier ein externes Postfach (support@, hello@), das für die gesamte Organisation verbunden ist und nicht für eine einzelne Person — also das, was Sie unter Admin → Team-Postfächer (/dashboard/admin/team/inboxes) anlegen, nicht den gehosteten gemeinsamen Posteingang hinter dem Flag inbox. Ein frisch verbundenes Team-Postfach startet leer: Es erhält nur Mail, die ab dem Verbindungszeitpunkt eintrifft. Der Import seiner bestehenden Historie funktioniert genauso wie eine persönliche Migration — mit vier Unterschieden, die sich daraus ergeben, dass die Mail der Organisation gehört und nicht Ihnen.

• Wer einen Import startet — die Eigentümerin bzw. der Eigentümer des Postfachs oder jede Person mit Owner- oder Admin-Rolle in der Organisation. Wer lediglich auf der Zugriffsliste des Postfachs steht, kann mitlesen, aber keinen Import starten oder abbrechen.
• Wo die Aktion liegt — in der Zeile des Postfachs auf der Seite Admin → Team-Postfächer, neben „Neu verbinden“ und „Entfernen“. Fortschritt, die laufende Zahl importierter Nachrichten und eine Abbrechen-Schaltfläche befinden sich an derselben Stelle; der Import läuft weiter, wenn Sie die Seite schließen.
• Importierte Mail landet nie in der Antwort-Warteschlange — die Historie wird als Nachimport eingelesen und erzeugt daher weder KI-Entwürfe noch Einträge in der Antwort-Warteschlange, wie groß der Import auch ist. Nur Mail, die nach dem Verbinden eintrifft, wird triagiert.
• KI-Lernen ist optional — eine persönliche Migration füllt den Wissensgraphen automatisch, ein Team-Import nicht. Setzen Sie beim Start das Häkchen für die Wissens-Indexierung (nur sichtbar, wenn ai.knowledge aktiv ist), um die importierte Mail zu indexieren — ein LLM-Aufruf pro Nachricht, in Wissen, auf das jedes Mitglied dieses Postfachs zugreifen kann. Ohne Häkchen wird die Mail trotzdem importiert und ist durchsuchbar.

Ist die Schreibstil-Personalisierung für das Postfach bereits aktiviert, wird ihr Profil nach Abschluss des Imports im Hintergrund aus der neu importierten gesendeten Mail aufgefrischt — der erste KI-Entwurf danach klingt also bereits nach dem Team. Ist sie noch nicht aktiviert, leitet der Import nichts ab. Das Profil wird beim ersten Einsatz nach dem Aktivieren erstellt.

Feinjustierung & Abbruch

• Große Postfächer werden in Batches importiert. Auf einem kleinen VPS können Sie MAIL_SYNC_BACKFILL_BATCH (Standard 200) verringern; erhöhen Sie den Wert, um schneller zu importieren.
• Sie können eine laufende Migration jederzeit abbrechen — die bereits importierte Mail bleibt erhalten; der Rest Ihrer Historie wird schlicht nicht importiert, solange Sie nicht erneut starten.
• Die KI-Indexierung ruft Ihren konfigurierten LLM-Anbieter einmal pro importierter Nachricht auf und ist so getaktet, dass das Budget eingehalten wird; die Kosten skalieren mit der Postfachgröße.